À la fin d’un chantier, le maître d’ouvrage se charge de la réception des travaux et constate leur bonne exécution. Tous les travaux réalisés doivent être retranscrits dans le Dossier des Ouvrages Exécutés. Qu’est-ce qu’un Dossier des Ouvrages Exécutés ? À quoi sert-il ? Quels sont les documents qui constituent un DOE ? Place des Chantiers vous explique tout ce que vous devez savoir sur le Dossier des Ouvrages Exécutés.
Qu’est-ce que le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) ?
Le Dossier des Ouvrages Exécutés, aussi appelé DOE, est un élément important du suivi d’un chantier, et notamment de la réception d’un ouvrage.
À quoi sert le Dossier des Ouvrages Exécutés ?
Le Dossier des Ouvrages exécutés est un document très utile lors de la réception d’un chantier.
En effet, le Dossier des Ouvrages Exécutés recense toutes les informations essentielles des tâches et travaux réalisés par les différents intervenants à un chantier.
En ce sens, le DOE sert à retrouver facilement toutes les informations nécessaires à la compréhension et l’exploitation d’un bâtiment :
- Dans la perspective de futurs travaux de modification, d’entretien ou de maintenance, sur le bâtiment construit.
- Pour permettre aux experts et aux assurances de mieux appréhender la nature des dommages, en cas de sinistre sur l’ouvrage construit.
Le DOE est-il obligatoire ?
Le Dossier des Ouvrages Exécutés peut être obligatoire. Tout dépend du marché dans lequel le chantier est réalisé.
- Pour un marché public : le Dossier des Ouvrages Exécutés est obligatoire.
- Pour un marché privé : le DOE est un document optionnel.
De plus, les conditions de son élaboration et les éléments qui le constituent sont fixés dans un contrat au moment de la livraison du chantier.
- Pour un marché public : conditions définies dans le Cahier des Clauses Administratives Générales et le Cahier des Clauses Administratives Particulières.
- Pour un marché privé : conditions définies par la norme NF P 03-001.
Qui doit réaliser le Dossier des Ouvrages Exécutés ?
La mise en place du Dossier des Ouvrages Exécutés relève de la responsabilité du maître d’œuvre. Afin de réaliser le DOE, il doit récupérer toutes les informations utiles, au fur et à mesure de la conception et de la réalisation du chantier.
Ce sont les différents intervenants du chantier qui rédigent et remettent au maître d’œuvre les documents nécessaires à l’élaboration du Dossier des Ouvrages Exécutés : architectes, ingénieurs, techniciens, entreprises du bâtiment…
Puis, après l’élaboration du DOE, le maître d’œuvre doit le remettre au maître d’ouvrage, qui le vérifie et s’assure de la réception du chantier et de la bonne exécution des travaux.
Sous quelle forme rendre le DOE ?
Tous les intervenants principaux d’un chantier, du maître d’œuvre jusqu’au client final, doivent posséder un exemplaire du Dossier des Ouvrages Exécutés. Aussi, ce dernier doit être complet et identique à tous les autres exemplaires.
Il est possible de rendre le Dossier des Ouvrages Exécutés sous format papier, sur clé USB ou sur CD-Rom. Aujourd’hui, il est également possible, et même conseillé de dématérialiser le DOE afin de le rendre sous format numérique.
Par exemple, le logiciel Keepéo, disponible en ligne, permet de créer un Dossier des Ouvrages Exécutés simple, fiable et à forte valeur ajoutée. Cette plateforme accompagne donc les entreprises BTP qui réalisent des travaux dans la gestion de leurs DOE.
La remise du Dossier des Ouvrages Exécutés sous forme numérique permet de gagner du temps dans la recherche des informations utiles, notamment par la recherche de mots-clés. Ainsi, cette numérisation offre également la simplicité d’accès et le partage sécurisé de tous les documents qui constituent le DOE.
Les éléments du Dossier des Ouvrages Exécutés
Dans les marchés publics, le Cahier des Clauses Administratives Générales du Code des Marchés Publics détermine le contenu du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE).
Le Dossier des Ouvrages Exécutés comporte obligatoirement :
- Les plans d’exécution conformes aux ouvrages réalisés et établis par le maître d’œuvre, avec les modifications intervenues en cours d’exécution ;
- Les notices de fonctionnement des éléments d’équipement mis en œuvre ;
- Les prescriptions de maintenance : l’entrepreneur doit indiquer les opérations de maintenance à engager dans les différents délais de garantie (parfait achèvement de 1 an, bon fonctionnement de 2 ans et garantie décennale) ;
- Les notes de calcul des différents ouvrages ;
- Les fiches de données de sécurité ;
- Les notices techniques (définition, typologie, caractéristiques des matériels et matériaux utilisés…) ;
- Le manuel de l’utilisateur.
Cependant, il est également possible de le compléter avec d’autres documents tels que :
- Les formations à l’utilisation des équipements et du matériel ;
- Les préconisations sur les produits d’entretien ;
- La liste des pièces détachées ;
- Les plans de recollement ;
- Les conditions de garantie des fabricants attachées aux équipements ;
- Les constats d’évacuation des déchets et les bordereaux de suivi des déchets dangereux…
Vous l’aurez compris, le Dossier des Ouvrages Exécutés est un document important dans l’organisation d’un chantier.
Il est donc nécessaire de réaliser un DOE le plus précisément possible et de manière structurée. En effet, cela permet de gagner du temps pour pouvoir retrouver une information précise rapidement et en temps réel.
Nous vous conseillons de mettre en place une liste de contrôle pour réaliser et vérifier la composition de vos DOE. Cette liste de contrôle pourrait vous servir de modèle afin d’identifier les principaux éléments constitutifs du Dossier des Ouvrages Exécutés et n’oublier aucun document essentiel. Enfin, elle vous permettrait aussi de préciser à quel moment les documents doivent être fournis par les différents intervenants au chantier.